ความสำคัญของการจัดการทรัพยากรมนุษย์
การจัดการทรัพยากรมนุษย์มีความสำคัญต่อผู้บริหารทุกคน (The important of human resource management to all managers) เพราะผู้บริหารทุกคนไม่ต้องการให้มีความผิดพลาดเกิดขึ้นในการบริหารงาน ซึ่งความผิดพลาดที่ผู้บริหารงานไม่ต้องการ เช่น
1. การจ้างคนไม่เหมาะสมกับงาน
2. การเสียเวลากับการคัดเลือกที่ไม่ได้ประโยชน์
3. การพบว่าพนักงานไม่ตั้งใจที่จะทำงาน
4. อัตราการเข้าออกจากงานสูง
5. บริษัทถูกร้องเรียนจากการจัดสภาวะแวดล้อมการทำงานที่ไม่ปลอดภัย
6. บริษัทถูกฟ้องร้องเนื่องจากการบริหาร
ดังนั้น ผู้บริหารทุกคนควรมีเหตุผลและพึงกระทำในสิ่งที่ถูกต้อง ซึ่งได้แก่ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ที่ดี อย่างไรก็ตามผู้บริหารบางคนก็อาจล้มเหลวได้แม้จะได้มีการว่างแผนไว้เป็นอย่างดี และในทางกลับกันก็มีผู้บริหารบางคนที่ประสบความสำเร็จถึงแม้จะไม่ได้มีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ที่เหมาะสมไว้เลย
กลยุทธ์การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (SHRP : Strategic Human Resource Planning)แต่เดิมจะใช้คำว่า “การวางแผนกำลังคน (Manpower Planning)” แล้วก็เปลี่ยนมาเป็น “การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Planning)” ปัจจุบันเปลี่ยนมาใช้ “กลยุทธ์การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (SHRP : Strategic Human Resource Planning)” ทั้งนี้เพราะ ในการวางแผนจะต้องมีการกำหนดแนวทางหรือวิธีการซึ่งก็หมายถึงการกำหนดกลยุทธ์นั่นเอง ไม่ว่าจะอ่านพบคำใดก็ตาม ก็จะเป็นเรื่องเกี่ยวกับการวางแผนงานและกลยุทธ์ที่
เกี่ยวกับงานด้านการจัดการทรัพยากรมนุษย์ขององค์การ เช่น การวางแผนเกี่ยวกับอัตรากำลังคนที่ต้องการ การวางแผนกำลังคนและกลยุทธ์ที่จะใช้ การวิเคราะห์ปริมาณงาน (Work Load Analysis) การวิเคราะห์กำลังคน (Work Force Analysis) การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) รายละเอียดลักษณะงาน (Job Description) คุณสมบัติของผู้ที่จะทำงาน (Job Specification) เป็นต้น ถือได้ว่าเป็นงานที่สำคัญที่สุด เพราะเป็นแม่แบบ (Master Plan) สำหรับงานด้านอื่นๆ ทั้งหมดในองค์การ
1. ความหมายของกลยุทธ์การวางแผนทรัพยากรมนุษย์
ความหมายของคำว่า “การวางแผนทรัพยากรมนุษย์” นั้น มีทั้งนักวิชาการ นักบริหาร และท่านผู้รู้ ได้ให้คำจำกัดความไว้อย่างหลากหลาย เช่น
- เป็นการวางแผนงานต่างๆที่เกี่ยวกับงานด้านทรัพยากรมนุษย์ทั้งหมดในองค์การ ถือว่าเป็นงานที่สำคัญที่สุด เพราะเป็นแม่แบบสำหรับการบริหารงานที่เกี่ยวกับบุคลากรในด้านอื่นๆทั้งหมด
- เป็นกระบวนการสำหรับกำหนดว่า องค์การจะมีจำนวนบุคลากรที่มีคุณภาพอย่างเพียงพอ และก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์การ
- เป็นการวางแผนดำเนินงาน เพื่อเตรียมบุคคลให้เหมาะสมกับงานและเวลา รวมทั้งพัฒนากำลังคนให้เกิดประสิทธิภาพ และบรรลุเป้าหมายขององค์การ
- การประเมินทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบัน และความต้องการในอนาคต พร้อมวิธีการเพื่อให้เกิดความสมดุลกันระหว่างทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบันกับทรัพยากรมนุษย์ในอนาคต
- การพยากรณ์ความต้องการทรัพยากรมนุษย์ และคาดการณ์ทรัพยากรมนุษย์ให้สอดคล้องกับตำแหน่งที่ว่างในอนาคต ซึ่งจำเป็นต้องให้มีความสอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีด้วย
- การกำหนดความต้องการขององค์การให้สอดคล้องกับตลาดแรงงาน ซึ่งความสอดคล้องดังกล่าวอาจพิจารณาได้จาก จำนวน อายุ ตำแหน่ง ทักษะ และอัตราการเข้าออกของแรงงานด้วย
- เป็นการพยากรณ์และวางแผน เพื่อเตรียมทรัพยากรมนุษย์ที่มีคุณภาพ และก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดทั้งในเชิงปริมาณและคุณภาพ ให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์การ
- กระบวนการในการคาดการณ์และกำหนดวิธีการปฏิบัติในกิจกรรมด้านต่างๆ เพื่อรักษาสมดุลของทรัพยากรมนุษย์ในองค์การให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
- เป็นกระบวนการสำรวจความต้องการทรัพยากรมนุษย์ เพื่อให้ได้จำนวนพนักงานและมีทักษะตามที่ต้องการ และสามารถจัดหาได้เมื่อจำเป็นต้องใช้ ซึ่งประกอบด้วย กระบวนการต่อไปนี้ เช่น การพยากรณ์ความต้องการพนักงาน การเปรียบเทียบความต้องการกับกำลังแรงงานที่มีอยู่ในปัจจุบัน การกำหนดรูปแบบของพนักงานที่จะสรรหาเข้ามาหรือจำนวนพนักงานที่จะต้องออกจากงาน เป็นต้น
- การเตรียมคนให้เหมาะกับงานและเวลา (Contributing the right people for the right job at the right time)
- The process of examining an organization’s individual’s future human resource needs compared to future human resource capabilities. And developing human resource policies and practices to address potential problems.
- Employment Planning is a process by which an organization ensures that it has the right number and kinds of people, at the right place, at the right time, cabable of effectively and efficiently completing those tasks that will help the organization achieve its overall strategic objectives.
- A pattern of planned human resource deployment and activities intended to enable an organization to achieve its goals
- The process linked to an organization’s overall strategy and goals by which an organization ensures that is has the right number and kinds of people, at the right place and time
จากความหมายต่างๆทั้งภาษาไทยและภาษาต่างประเทศข้างต้น สรุปเป็นคำจำกัดความของคำว่า “การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Planning)” ได้ว่า “เป็นการวางแผนการดำเนินงานต่างๆขององค์การ ที่เกี่ยวกับการเตรียมบุคลากรให้เหมาะสมกับงานและเวลาอย่างเพียงพอ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์การ”
ส่วนคำว่า “กลยุทธ์” หมายถึง วิธีการต่างๆ ที่จะทำให้บรรลุผลสำเร็จได้ตามเป้าหมายขององค์การ
ดังนั้น จึงสรุปเป็นความหมายของคำว่า “กลยุทธ์การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (SHRP : Strategic Human Resource Planning)” ได้ว่า“เป็นการกำหนดวิธีการในการวางแผนการดำเนินงานต่างๆขององค์การ เกี่ยวกับการเตรียมบุคลากรให้มีคุณภาพเหมาะสมกับงานและเวลาอย่างเพียงพอ รวมทั้งการพัฒนาบุคลากรให้มีประสิทธิภาพและก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์การ”
2. สาเหตุที่ต้องมีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
ปัจจุบันการแข่งขันทางเศรษฐกิจและการดำเนินงานของธุรกิจ มีการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ทั้งด้านกลยุทธ์การจัดการ กลยุทธ์การแข่งขัน การใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัย การจัดการเตรียมบุคลากรเพื่อเตรียมความพร้อมในการแข่งขันขององค์การนับว่ามีความสำคัญ และมีความจำเป็นอย่างยิ่ง ที่จะต้องมีการวางแผนในการสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถ มีการวิเคราะห์งาน (JA : Job Analysis) ในองค์การ รวมถึงรายละเอียดของงาน (JD : Job Description) และทักษะของบุคลากรที่มีความสามารถตรงตามความต้องการ (JS : Job Specification) เพื่อที่จะนำมาเป็นข้อมูลในการวางแผนกำลังคน ว่าในแต่ละงานจะต้องเพิ่มหรือลดจำนวนลงเท่าไร งานใดต้องใช้บุคลากรที่มีความรู้ มีทักษะอย่างไร มีอายุและมีประสบการณ์ในการทำงานมาอย่างไร จึงจะทำให้องค์การสามารถใช้ประโยชน์สูงสุด จากทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่และบุคลากรที่ต้องจัดหาเพิ่มเติม ดังนั้น จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ ซึ่งมีสาเหตุมาจาก
1. การขยายตัว/ลดขนาดขององค์การ การประกอบธุรกิจโดยทั่วๆไป ถ้าธุรกิจประสบความสำเร็จก็จะมีการขยายตัว จึงจำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนในเรื่องจำนวนบุคลากร ซึ่งจะทำงานในตำแหน่งต่างๆ ที่เพิ่มขึ้นตามการขยายตัวของธุรกิจ แต่ถ้าการประกอบธุรกิจ ประสบความล้มเหลวจำเป็นต้องลดขนาดขององค์การ (Downsizing) ก็จะต้องมีการวางแผนเรื่องจำนวนบุคลากรให้เหมาะสมกับสภาพของธุรกิจเพื่อให้อยู่รอดในการประกอบธุรกิจได้
2. การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงนั้น จะต้องมีผลกระทบทั้งโดยตรงและโดยอ้อม เช่น อาจจะต้องมีการให้ความรู้เกี่ยวกับการใช้เทคโนโลยี หรืออาจจะต้องมีการปรับจำนวนบุคลากรให้เหมาะสมการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี เป็นต้น ดังนั้น จึงเป็นสาเหตุที่จะต้องมีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ให้เหมาะสมกับการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี
3. ความก้าวหน้าทางวิชาการ เมื่อมีความก้าวหน้าทางวิชาการขึ้น บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับความก้าวหน้าทางวิชาการ ก็จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงทั้งโดยตรงและโดยอ้อมเช่นกัน ซึ่งอาจจะต้องมีการให้ความรู้เกี่ยวกับความก้าวหน้าทางวิชาการที่เกิดขึ้นกับบุคลากรที่เกี่ยวข้องให้มีความรู้และเกิดความเข้าใจอย่างเหมาะสม ดังนั้น จึงเป็นสาเหตุที่จะต้องมีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ให้เหมาะสมกับความก้าวหน้าทางวิชาการที่เกิดขึ้น
4. คุณภาพของบุคลากรที่มีอยู่ในองค์การ ผู้บริหารด้านทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จำเป็นที่จะต้องมีการศึกษาและวิเคราะห์ถึงคุณภาพ (Qualification) ของบุคลากรที่มีอยู่ในองค์การว่าเป็นอย่างไร มีความพร้อมที่จะเตรียมรับกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นหรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจากนโยบายขององค์การ หรือการเปลี่ยนแปลงจากสภาพแวดล้อม ซึ่งผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์จะต้องมีการพิจารณาในเรื่องนี้ให้ดี ดังนั้น จึงเป็นสาเหตุที่ต้องมีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ให้เหมาะสมกับคุณภาพของบุคลากรที่มีอยู่ทั้งหมดในองค์การ
5. การเกษียณ/การเลื่อนตำแหน่ง/การโยกย้าย ผู้บริหารด้านทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จำเป็นที่จะต้องมีการศึกษาและวิเคราะห์เกี่ยวกับจำนวนบุคลากรที่มีอยู่ทั้งหมดในองค์การว่า มีบุคลากรที่จะเกษียณอายุการทำงานในรอบปีแต่ละปีจำนวนมากน้อยเพียงไร ในตำแหน่งใดบ้าง มีบุคลากรที่สามารถจะเลื่อนตำแหน่งหรือโยกย้ายได้จำนวนเท่าไร ซึ่งผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์จะต้องมีการพิจารณาในเรื่องนี้เพื่อที่จะได้ไม่เกิดปัญหาในเรื่องการขาดแคลนหรือการทดแทนบุคลากร ดังนั้น จึงเป็นสาเหตุที่ต้องมีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ให้เหมาะสมกับการเกษียณอายุ การเลื่อนตำแหน่ง หรือการโยกย้ายบุคลากรที่เหลืออยู่ทั้งหมดในองค์การ
6. อัตราการเข้าออกของบุคลากร ผู้บริหารด้านทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จำเป็นที่จะต้องมีการศึกษาและวิเคราะห์ถึงจำนวนบุคลากรที่มีอยู่ในองค์การว่า มีอัตราการเข้าออก (Turnover) ของบุคลากรในแต่ละตำแหน่งอย่างไร เพื่อที่จะได้มีการวางแผนเกี่ยวกับจำนวนบุคลากรในแต่ละตำแหน่งได้อย่างถูกต้อง จะได้ไม่เกิดปัญหาในเรื่องการขาดแคลนบุคลากรในแต่ละฝ่ายแต่ละตำแหน่ง ดังนั้น จึงเป็นสาเหตุที่ต้องมีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ให้เหมาะสมกับอัตราการเข้าออกของบุคลากรในองค์การ
7. การเปลี่ยนแปลงทำเลที่ตั้ง การประกอบกิจการธุรกิจ ในบางครั้งอาจจะต้องมีขยายกิจการ เพิ่มสาขา หรือโรงงานให้มากขึ้น หรืออาจจะมีการเปลี่ยนแปลงทำเลที่ตั้งขององค์การใหม่ เพื่อให้เกิดความสอดคล้องกับสภาพแวดล้อมต่างๆ ที่เป็นปัจจัยสำคัญในการประกอบธุรกิจ โดยเฉพาะในเรื่องการเปลี่ยนแปลงทำเลที่ตั้ง ดังนั้น จึงเป็นสาเหตุที่ผู้บริหารด้านทรัพยากรมนุษย์จะต้องมีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ให้เหมาะสมกับการเปลี่ยนแปลงทำเลที่ตั้งขององค์การที่อาจจะเกิดขึ้นได้ในอนาคต
8. การขยายตัว/ถดถอยทางเศรษฐกิจ การประกอบธุรกิจ จะต้องมีการพิจารณาถึงปัจจัยด้านเศรษฐกิจด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งจะต้องมีการพิจารณาว่า เศรษฐกิจโดยทั่วๆไปเป็นอย่างไร มีแนวโน้มเป็นอย่างไร จะมีการขยายตัวหรือถดถอย ดังนั้น จึงเป็นสาเหตุที่ผู้บริหารด้านทรัพยากรมนุษย์จะต้องมีการวางแผนด้านทรัพยากรมนุษย์ให้เหมาะสมกับการขยายตัวหรือการถดถอยทางเศรษฐกิจที่อาจจะเกี่ยวข้องกับองค์การ
3. ประโยชน์/ความสำคัญของการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ในองค์การเป็น สิ่งที่จำเป็น และมีประโยชน์สำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินงานขององค์การ ซึ่งประโยชน์/ความสำคัญของการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ มีดังต่อไปนี้
1. ช่วยให้องค์การสามารถวางแผนพัฒนาการใช้ทรัพยากรมนุษย์ให้เกิดประโยชน์สูงสุด และช่วยให้กิจกรรมด้านทรัพยากรมนุษย์และเป้าหมายขององค์การมีความสอดคล้องกัน
2. ช่วยให้กิจกรรมด้านทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ เป็นไปอย่างมีระบบและมีความสัมพันธ์ต่อเนื่องกัน
3. ช่วยในการปรับปรุงการใช้ทรัพยากรมนุษย์ขององค์การให้ดีขึ้น ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
4. เพื่อให้องค์การมีความพร้อม และสามารถปรับตัวได้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงต่างๆที่เกิดขึ้น
5. ช่วยให้การจัดหาบุคลากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามความต้องการขององค์การ
6. เป็นการส่งเสริมและพัฒนาโอกาสของบุคลากรในหน่วยงานต่างๆ ขององค์การให้มีความเท่าเทียมกัน
7. สามารถนำไปใช้ในการวางแผนบุคลากรให้สอดคล้องกับปริมาณงานอย่างแท้จริง และทำให้การโยกย้าย สับเปลี่ยนบุคลากรในองค์การเป็นไปอย่างเหมาะสม
8. ช่วยป้องกันปัญหาการขาดความมั่นคงทางด้านบุคลากรขององค์การ
นอกจากนี้ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ ยังเกิดประโยชน์และมีความเกี่ยวข้องกับหน้าที่อื่นๆ ในการจัดการทรัพยากรมนุษย์ เช่น
- ความเกี่ยวข้องกับหน้าที่ในการจัดหาบุคลากร กล่าวคือ จะได้มีการว่างแผนในการสรรหา คัดเลือกบุคลากรในตำแหน่งต่างๆให้มีคุณสมบัติครบถ้วนตาม Job Specification ตรงความต้องการของหน่วยงานและองค์การ
- ความเกี่ยวข้องกับหน้าที่ในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ กล่าวคือ จะได้มีการวางแผนในการพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากรทั้งโดยส่วนรวมและส่วนบุคคลได้อย่างถูกต้องตรงจุด และ เหมาะสมกับตำแหน่งหน้าที่การงานที่ปฏิบัติทั้งในปัจจุบันและอนาคต
- ความเกี่ยวข้องกับหน้าที่ในการรักษาระเบียบวินัยในการทำงาน กล่าวคือ จะได้มีการวางแผนในการกำหนดกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ ให้เหมาะสมกับบุคลากรและลักษณะงานของแต่ละตำแหน่งหน้าที่
- ความเกี่ยวข้องกับหน้าที่ในการบริหารค่าตอบแทน กล่าวคือ จะได้มีการวางแผนในการกำหนดเกี่ยวกับค่าตอบแทนในการทำงานของบุคลากรได้อย่างเหมาะสม สอดคล้องกับค่าครองชีพและตลาดแรงงาน
- ความเกี่ยวข้องกับหน้าที่ในการจัดการสิทธิประโยชน์และสวัสดิการ กล่าวคือ จะได้มีการวางแผนในการกำหนดและจัดสวัสดิการต่างๆ รวมทั้งสิทธิประโยชน์อันพึงมีพึงได้ ที่บุคลากรควรได้รับ เพื่อเป็นสิ่งจูงใจในการทำงาน
- ความเกี่ยวข้องกับหน้าที่ในการดูแลสุขภาพและความปลอดภัย กล่าวคือ จะได้มีการวางแผนในการควบคุม ดูแลด้านสุขภาพและความปลอดภัยในการทำงานให้กับบุคลากรเพื่อลดหรือป้องกันปัญหาต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน
- ความเกี่ยวข้องกับหน้าที่ในด้านแรงงานสัมพันธ์ กล่าวคือ จะได้มีการวางแผนในการสร้างความสัมพันธ์และความเข้าใจด้านแรงงานในองค์การทั้งฝ่ายนายจ้างและฝ่ายลูกจ้าง เพื่อให้เกิดความเข้าใจซึ่งกันและกัน และจะส่งผลให้เกิดความสงบสุขในอุตสาหกรรม (Industrial Peace) ในองค์การ
